5 Módulo Gerencia

Gestión del cronograma

Es un proceso por el que se establecen los procedimientos y actividades necesarios para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.​ De esta manera, se determina la forma en la que se actuará de acuerdo con las contingencias que puedan surgir durante la ejecución del proyecto.

La responsabilidad de la persona que gerencia el proyecto es conocer y controlar los procesos internos para contribuir a generar eficiencia en la finalización de las tareas individuales y de equipo; y por tanto, completar el proyecto en el tiempo estipulado de duración.

Es muy importante entender que el cronograma de planificación realizado en la estructuración del proyecto es una estimación. En este sentido, el cronograma se ha de actualizar semanalmente y revisar las actividades que pueden ser realizadas sin la dependencia de otras. Asimismo, es importante evaluar cómo aquellas que tienen demora en su ejecución afectan a las dependientes y ajustar en consecuencia.

No te preocupes si resultan cambios de lo que planificaste en un primer momento. Lo más importante es la habilidad de buscar opciones realistas para agilizar la ejecución y saber adelantarse a los acontecimientos.

Revisa la plantilla de cronograma del módulo de preparación que utilizaste y no te olvides de actualizarla de forma continuada.

Gestión del presupuesto

Según lo estudiado anteriormente, en el presupuesto se traducen los planes en dinero. Es decir, el dinero que se necesita ínvertir para conseguir el éxito de las actividades planificadas (gasto) y el dinero que necesita generar para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos). ​ Por lo tanto, es muy importante no improvisar en el desarrollo del presupuesto, dado que pueden afectar en la ejecución y calidad del proyecto resultando en fracaso.

Así, el ejercicio presupuestario implica claridad de propósito y planificación detallada en ambos procesos: elaboración y ejecución.

Es trascendental mantener registro de todas las salidas y entradas de dinero que se hagan durante la ejecución. Mantener las planillas actualizadas por pequeño que sea el importe y conservar todos los recibos y facturas localizados pues es probable que sean requeridos por el donante.

Tip:
Crea una carpeta para guardar los recibos y facturas organizados, por ejemplo, por meses. Esto hará que, si pasa cualquier cosa con el papel físico, ¡siempre tendrás una copia!

La rendición de cuentas es un proceso de máxima responsabilidad no solo por cumplir con los requerimientos del donante, sino también por la reputación de la organización y del proyecto.

Revisa la plantilla del presupuesto que vimos en el módulo de preparación para ajustar y clarificar las partidas.

Triángulo de la gerencia de proyectos o triple restricción

Uno de los principales retos en la gerencia de proyectos es mantener el equilibrio entre: tiempo, costo y alcance. Estas son las variables que componen cada uno de los vértices del triángulo de la gerencia de proyectos.

Este triángulo refleja la relación que hay entre el tiempo definido para el proyecto, los recursos destinados y el alcance establecido. Si alguna de las variables cambia, las otras dos se verán impactadas y tendrán que ajustarse para mantener la conexión del triángulo, y por tanto la calidad del proyecto. La calidad representa el resultado de lo que ocurre con la gestión apropiada del calendario, el presupuesto y el alcance.

Cabe resaltar que las variables en el triángulo están articuladas entre sí:

• Un aumento del alcance puede suponer un aumento del tiempo y del costo.
• Una reducción del tiempo disponible para finalizar el proyecto podría suponer un aumento del presupuesto y una disminución del alcance.
• Una restricción del presupuesto podría aminorar el alcance y afectar la calidad del proyecto.

Proyecto cocina tradicional y comunitaria en Villa Paz

En el caso del Proyecto de Villa Paz, si en vez de adecuar cinco cocinas se decide que serán veinte, esto implicará una mayor asignación de recursos y ampliación del cronograma. En otras palabras, el alcance será desvirtuado, ya que éste es directamente proporcional al tiempo y costo.

Ten en cuenta que:
El trabajo de la persona que tiene el rol de gerente consiste en guiar el proyecto para conseguir la calidad máxima esperada por la comunidad beneficiaria respetando el equilibrio entre las tres variables de tiempo, costo y alcance.

Gestión de la calidad

En los proyectos de desarrollo, la calidad es definida en última instancia por el beneficiario, lo cual representa lo cerca que está el plan y sus resultados de cumplir los requisitos y las expectativas de la comunidad beneficiaria del proyecto. El objetivo de la gerencia de proyectos es comprender estas prioridades y necesidades para garantizar que el proyecto los cumpla.

Es por eso que el conocimiento del contexto, la definición del problema y su establecimiento como objetivos son clave para poder manejar las expectativas de la comunidad y gestionar todas las áreas que contribuyen a lograr el resultado esperado.

Así, uno de los objetivos en la gestión de la calidad es detectar errores, cambios o fallos lo antes posible en el proyecto, para así actualizar y adaptar todas las actividades, planes de comunicación y actores involucrados en el mismo.

Un proceso de gestión de la calidad suele requerir esfuerzo, tiempo, honestidad, adaptabilidad y humildad. No es tarea fácil, pero los beneficios superan los costes. Por ello, la gestión actualizada de las comunicaciones, la gestión de los interesados, un presupuesto y cronogramas realistas son partes imprescindibles para lograr la efectividad del proyecto.

Asimismo, un seguimiento de los problemas y lecciones aprendidas que surgen durante el proceso será de gran ayuda tanto para el proyecto presente como para los posibles futuros.

Te dejamos unas plantillas de registro de problemas o imprevistos y de registro de lecciones aprendidas. ¡Esperamos que sean de utilidad!

Gestión de adquisiciones

Consiste en todos los procesos necesarios para comprar los productos, servicios o resultados fuera del equipo del proyecto. En otras palabras, las contrataciones. La forma en la que el equipo de un proyecto obtiene los bienes y servicios de fuentes externas debe quedar contemplado en el plan de gestión de las adquisiciones.

Para ello, se debe pensar cómo gestionar los procesos de las adquisiciones, desde la elaboración de los documentos hasta el cierre de los contratos. Los cuales se incluyen de la siguiente manera:

Planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto: se trata del proceso de documentar las decisiones de compra del proyecto, especificar qué modelo de contratación e identificar a los proveedores potenciales.

Si la adquisición se realiza desde una entidad pública, depende de lo que se vaya a adquirir y su costo, se tendrá que analizar si aplica una licitación, contratación directa, concurso de méritos, subasta inversa, entre otras modalidades

Efectuar las adquisiciones: es el proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionar uno de ellos y adjudicar un contrato.

Controlar las adquisiciones: consiste en gestionar las relaciones de negocio, monitorear la ejecución de los contratos, efectuar cambios y correcciones según corresponda, y cerrar los mismos.

Descargar Plantilla de Adquisiciones

Gestión de los involucrados y de recursos humanos

Como vimos en el módulo 1 de identificación, los involucrados del proyecto son las partes interesadas que pueden influir o verse afectadas por este. Los participantes proceden de todos los niveles colectivos, desde colaboradores individuales hasta líderes de otras organizaciones, pero si están involucrados en el proyecto, se debe recordar que son importantes.

Por eso, lo sustancial de elaborar la matriz de involucrados. Esta no era solo enumerar un listado de personas, comités o instituciones, sino que también se incluían los intereses, la influencia y las dinámicas de las mismas. En esta fase de gerencia, ¡te darás cuenta de la razón!

Así que es fundamental, actualizar la matriz con los cambios que puedan suceder. No es un ejercicio inicial, que luego se olvida, al contrario, es un recurso al que se debe recurrir periódicamente y reflexionar sobre posibles alianzas, riesgos u oponentes.

Ahora bien, ¿qué sucede con los recursos internos?

Para la gerencia interna de responsabilidades y división del trabajo está la matriz RACI. Una excelente herramienta para visualizar los roles y las responsabilidades de un equipo. En el trabajo cotidiano, en la gestión de proyectos, en la organización de eventos, es muy importante que todos entiendan las responsabilidades y actividades de cada cual. Esto ayuda a reducir la confusión y a ser más eficientes.​

RACI hace referencia a:

Responsable: la persona que ejecuta las tareas.

Autoridad: la persona que rinde cuenta por la tarea. Debe ser una sola.​

Consultados: las personas que se consultan antes de decidir.​

Informados: las personas que deben ser actualizadas después.​

Ten en cuenta que:
La diferencia entre las categorías de Consultados e Informados es que en el primer caso hay una comunicación de dos vías -para obtener sus​ insumos- y en el segundo caso, la comunicación es de una sola vía -se les deja saber qué sucede-.

Utilidades de la matriz RACI:

• Mantiene a todos en la misma sintonía, y se sabe quién responde por qué.​
• Permite conocer si algunas personas están asignadas con muchas o muy pocas responsabilidades.
• Ayuda a desarrollar un sistema simple de comunicación, ahorrando tiempo a todos.​
• Sirve para inducir a un nuevo integrante del equipo en sus funciones.​
• Se pueden hacer matrices para las diferentes actividades o procesos.​

Gestión de las comunicaciones

Con los insumos del análisis de interesados y la matriz RACI, la gestión de los involucrados será el proceso de comunicación con los participantes del proyecto de forma interna y externa. Con la misma, se asegura que se comparte la información relevante con la persona adecuada, en el momento oportuno, independientemente de que sean actualizaciones a nivel de tarea, informes regulares del estado de un proyecto o resúmenes más extensos.

Como parte del plan de comunicaciones, se deja claro cuál es el canal (email, mensajes, plataforma de gestión de trabajo) que los involucrados deben usar. También cuándo, cómo y con qué frecuencia se deben comunicar a través de los distintos tipos de información; y quién es el responsable por cada uno de los medios de respuesta.

Sin un buen plan de comunicación, podría haber un miembro del equipo que hiciera una pregunta acerca de la situación actual de un trabajo en una herramienta que otro equipo casi nunca revisa. Por lo que, en vez de poder comunicarse con claridad y avanzar con el trabajo, ambos compañeros de equipo se frustrarán y terminarán confundidos o desconectados del trabajo que realmente importa. Lo que empezó como una simple falta de comunicación se ha transformado en miembros del equipo afectados negativamente; y, durante todo ese tiempo, el trabajo sigue sin avanzar.

Gestión del riesgo

Todo proyecto, toda organización por pequeña o grande, que sea no está exenta de sufrir riesgos. Como se ha hablado en el apartado de Preparación es imprescindible el identificar los riesgos, analizarlos y evaluarlos. Por lo tanto, en esta sección se verá cómo planificar una respuesta a los riesgos y establecer mecanismos de control de los mismos.

Así, tras la identificación del riesgo y la probabilidad de que esta ocurra, junto con su impacto, se aplican diferentes estrategias:

Proyecto cocina tradicional y comunitaria en Villa Paz

Se determinaron los siguientes resultados tras la identificación de los riesgos:

Si disminuye el recurso pesquero → podría afectar a la oferta de los platos tradicionales → por ende, es posible que se impacte la generación de ingresos proyectada por cada restaurante.

Si se generan cortes de luz → podría afectar a la cadena de frío de los productos refrigerados → por tanto, se puede afectar la calidad de los productos.

Si se presenta algún problema de seguridad → se podría disminuir la cantidad de turistas → lo que repercute en el alcance del proyecto.

Gestión de la integración

Los proyectos tienen muchas piezas en movimiento y es necesario poder darles un seguimiento. La gestión de la integración de proyectos es necesaria cuando interactúan varios equipos y procesos. Esta visión o enfoque ayuda a solventar dichos conflictos y realizar concesiones respecto a los costos o la programación que permitan al equipo finalizar el plan y cumplir con las expectativas de todos los participantes.

Para esto, la estructura del proceso de gestión es simple pero no fácil de seguir. Se trata de mantener el equilibrio entre todas las partes que componen el proyecto como la siguiente combinación:

Planificación, orden y perseverancia. Es importante tener esa visión global para articular todas las partes del engranaje que componen el planteamiento. Así, el/la gerente o los/las gerentes son los responsables de tener visión integral del proyecto, tener archivos, documentos, directorios ordenados, comunicaciones con todas las personas y organizaciones involucradas, etc.

Cierre de proyecto

Es importante cumplir con los requerimientos de rendición de cuentas del financiador. Para ello, si el seguimiento se ha llevado a cabo de forma rigurosa, a tiempo y con transparencia el ejercicio será rellenar los documentos en el formato solicitado. Para otros actores y socios involucrados podría ser de interés ver los resultados alcanzados con el proyecto.