¿Qué es un proyecto?
Existen varias definiciones elaboradas por las organizaciones e instituciones líderes en proyectos. A continuación, algunos ejemplos.
Proyecto: “Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único¨. Project Management Institute. Project Management Body of Knowledge – Seventh edition, 2021.
“Un proceso único, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo limitaciones específicas en el tiempo, coste y recursos”. (Organización Mundial de Normalización (ISO), ISO - 10006).
Proyecto de inversión pública: “El proyecto de inversión pública contempla actividades limitadas en el tiempo, que utiliza total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios por parte del Estado”. Decreto 1082 de 2015 Subsección 3.
En general, los proyectos suelen tener los siguientes elementos básicos:
- fines, objetivos, productos y actividades;
- indicadores que miden estos objetivos y los resultados esperados;
- metas propuestas para el cumplimiento de los objetivos, las cuales deben partir de una línea base o estado inicial sin proyecto;
- medios para obtener y verificar la información de los indicadores y;
- la identificación de riesgos y contingencias que puedan afectar el desempeño del proyecto.
En otras palabras, un proyecto es un conjunto ordenado de actividades con el fin de satisfacer ciertas necesidades o resolver problemas específicos en un tiempo determinado.
Algunas características de los proyectos
Alcance: Determinación clara, sencilla y concreta de las prioridades que se buscan alcanzar en base al tiempo y presupuesto establecidos para el proyecto.
Pertinencia: Coherencia con las realidades socioculturales, económicas y ambientales del territorio, comunidad o región donde se realizan.
Viabilidad: Cumplimiento de las condiciones, lineamientos y criterios jurídicos, técnicos, económicos, financieros, ambientales y sociales requeridos para realizar el proyecto.
Te recomendamos consultar las guías complementarias tituladas:
ABC de la viabilidadABC de la viabilidad de proyectos
Sostenibilidad: Garantiza que los objetivos, procesos, infraestructuras e impactos positivos de un proyecto perduren una vez concluya.
Impacto: Contribución efectiva sobre la comunidad o personas a las cuales está dirigido el proyecto. Es decir, lograr un resultado positivo medible después del cierre del proyecto en la comunidad o sector asociado en el corto, mediano o largo plazo.
Ten en cuenta que:
El impacto se puede valorar según su contribución al cumplimiento de las metas de diferentes instrumentos de
planeación: planes de desarrollo, políticas sectoriales, documentos CONPES, planes de vida, planes de
etnodesarrollo, entre otros.
Articulación: Alineación de metas o resultados del proyecto en el cumplimiento de planes o políticas de los entes financiadores. Por ejemplo: planes de políticas nacionales y territoriales, Objetivos de Desarrollo Sostenible, entre otros.
Ten en cuenta que:
En Colombia, los proyectos de inversión pública presentados por los grupos étnicos deben estar articulados con
sus instrumentos propios de planeación, como los planes de etnodesarrollo para comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, los planes de vida en el caso de los pueblos indígenas y el Plan del
Buen Largo Camino para el pueblo Rrom. Estos pueden ser escritos u orales.
En relación con la información anterior, te animamos a completar el siguiente ejercicio para afianzar los conceptos y conocimientos adquiridos. ¡Mucha suerte!
Con base en la siguiente información, indica si consideras que las descripciones de los proyectos cumplen o no con las características recién estudiadas.
Para suplir la necesidad de ofrecer comida de calidad a los turistas, se considera que la mejor opción es llevar franquicias internacionales de comida rápida. Cabe anotar que en la vereda no se cuenta con un servicio estable de energía, la población es de 1.000 personas y no suelen consumir comida rápida. Por otra parte, aunque el turismo tiene potencial de crecimiento, solo hay turistas los fines de semana y ocasionalmente entre semana, los cuales han manifestado interés en probar la cocina de la región.
Ciclo de vida del proyecto. Etapas y fases
El ciclo de vida es una “serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su conclusión” (PMI – Seventh edition, 2021). En el caso de Colombia, el ciclo de vida de un proyecto financiado con recursos públicos está compuesto por cuatro etapas: pre-inversión, inversión, operación y evaluación ex-post.
Hemos preparado el siguiente video sobre las etapas y fases de un proyecto. ¡No te lo pierdas!
Esperamos que el video haya sido de utilidad para diferenciar muy bien las etapas de las fases y comprender el ciclo de vida del proyecto de inversión pública.
Proyecto cocina tradicional y comunitaria en Villa Paz
A partir de este momento, para comprender y apropiar mejor algunos conceptos y procesos, vamos a desplazarnos a un lugar hipotético llamado Villa Paz. Allí, desarrollaremos un proyecto que surge en respuesta a una oportunidad productiva que identificaron sus habitantes.
Debido a la reciente construcción de una vía de acceso en la vereda Villa Paz, el número de turistas ha aumentado, especialmente por las playas de aguas tranquilas y los paisajes bien conservados. Un grupo de mujeres, conocedoras de la cocina tradicional, notaron que la alimentación que se ofrecía era muy básica y no se aprovechaban las costumbres y riquezas culinarias de la zona. Así pues, decidieron organizarse para ver las oportunidades que esta nueva dinámica turística traía a la vereda y ser parte activa del creciente potencial turístico sostenible. Pensaron, entre otras ideas, que podrían abrir una cocina de comida tradicional con experiencias gastronómicas que reconociera y compartiera el valor de sus tradiciones y saberes con los turistas. Además, sería una oportunidad para generar ingresos económicos propios.
Dispuestas y con la oportunidad identificada, resolvieron hablar con las autoridades que podían apoyar su idea: la Alcaldía Municipal y una agencia de cooperación internacional que tenía presencia en el territorio. Tras la reunión, se concluyó que la idea planteada por las mujeres de la región era una buena iniciativa; sin embargo, para obtener los recursos de financiación se debía formular un proyecto.
Seguiremos viendo este ejemplo en los diferentes módulos. Por el momento, repasemos las distintas metodologías que nos ayudarán en la formulación de cualquier proyecto.
Metodologías, enfoques y herramientas para la formulación de proyectos
Existen diferentes abordajes para desarrollar un proceso de formulación de proyectos, desde las más tradicionales como el marco lógico hasta las metodologías ágiles que surgen en respuesta a la necesidad de adaptar los planteamientos a dinámicas cambiantes y flexibles. No obstante, las metodologías, enfoques y herramientas pueden ser complementarias según el tipo de proyecto, al igual que las preferencias del equipo formulador o los requerimientos de la entidad u organización financiadora.
Te presentamos algunas de ellas.
Metodología de Marco Lógico: “Es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos. Su énfasis está centrado en la orientación por objetivos, la orientación hacia grupos beneficiarios y el facilitar la participación y comunicación entre las partes interesadas” (CEPAL, 2005).
Está metodología está compuesta por diez pasos secuenciales:
- Análisis de involucrados
- Análisis del problema
- Análisis de objetivos
- Selección de la estrategia óptima
- Elaborar la estructura analítica del proyecto
- Resumen narrativo de objetivos y actividades
- Indicadores
- Medios de verificación
- Supuestos
- Evaluación intermedia (formativa)
Al pasar el cursor por cada casilla de la matriz de marco lógico, encontrarás la explicación de cada elemento.
Hace referencia a las actividades a llevar a cabo, los componentes que son equivalentes a los productos, el propósito que responde al objetivo general y el fin del proyecto. Un elemento clave para el seguimiento y evaluación del proyecto durante el proceso de formulación, es la definición de los indicadores de gestión para las actividades; los indicadores de producto para los componentes y los indicadores de resultado para el propósito. Pese a que no hace parte del alcance del proyecto, se sugiere incluir indicadores para el “fin al cual el proyecto contribuye de manera significativa luego de que el proyecto ha concluido” (CEPAL, 2005).
Un elemento clave para el seguimiento y evaluación del proyecto durante el proceso de formulación, es la definición de los indicadores de gestión para las actividades; los indicadores de producto para los componentes y los indicadores de resultado para el propósito. Pese a que no hace parte del alcance del proyecto, se sugiere incluir indicadores para el “fin al cual el proyecto contribuye de manera significativa luego de que el proyecto ha concluido” (CEPAL, 2005).
Están relacionados con las fuentes de información en las que puede corroborar que los indicadores en efecto se cumplieron. Por ejemplo, informes, publicaciones, índices, visitas, registros contables, registros fotográficos, entre otros.
Corresponden a todas las condiciones o situaciones que deben darse y que no son de control de la gerencia del proyecto, a fin de cumplir con las actividades, los componentes y el propósito. Una pista para la definición de supuestos es revisar los riesgos y redactarlos como hipótesis positiva. Por ejemplo, si un riesgo es “aumento de los contagios por COVID-19”, el supuesto puede ser “se mantiene controlado el nivel de contagios por COVID-19”.
Responde a los beneficios del proyecto una vez ejecutado y en operación. No se espera que mediante el proyecto se alcance el fin, sino que este, junto con otros proyectos, contribuya a su logro a largo plazo.
Hace referencia al objetivo general del proyecto, pues es la razón por la cual se formula el mismo. De igual forma, es importante recordar que el propósito del proyecto se debe alcanzar mediante la entrega de los componentes.
Es un bien entregable que resulta de las actividades propuestas, como una escuela, una vía, un parque, un centro comunitario o un servicio intangible como la internet, una capacitación o la instalación de gas.
Son todas las acciones operativas que se deben realizar para contar con un producto. Si un producto es una capacitación, entre las actividades están: realizar la convocatoria, contratar al equipo docente, alquilar el lugar, alquilar los equipos, comprar los refrigerios, imprimir los diplomas, entre otros.
Teoría del Cambio: La Teoría del Cambio se puede definir como el camino lógico a recorrer entre la identificación de un problema y su solución. La Teoría del Cambio tiene relación con la cadena de valor compuesta por los insumos (input) que mediante actividades se convierten en productos (output) para alcanzar los objetivos o resultados (outcome) planteados y así lograr un impacto (impact). En definitiva, es una estrategia que permite representar visualmente (flujograma o mapa estratégico) lo que hay que cambiar, qué es necesario para el cambio y cómo pensamos que el cambio se producirá dentro de nuestras comunidades (Ford, s.f.).
Modelo CANVAS: Esta metodología consiste en diligenciar un lienzo que contiene unos espacios predefinidos para estructurar la información necesaria orientada a la formulación de un proyecto, la identificación de mejoras o la innovación de un modelo de negocio ya existente.
Se usa con mayor frecuencia en proyectos del sector privado. Resulta muy útil para visualizar de forma rápida y clara una propuesta de negocio. Actualmente, hay varias adaptaciones del modelo, pero la información requerida es la siguiente.
Metodologías ágiles: En el marco de los desarrollos tecnológicos se evidencia la necesidad de innovar en la forma en que se gerencian los proyectos, pues generalmente son muy rígidos y, una vez se define qué y cómo se va a lograr un objetivo, es muy difícil implementar cambios durante la ejecución. Con las metodologías ágiles se aporta flexibilidad al proceso de desarrollo de un proyecto, sin perder la rigurosidad propia del ejercicio. Una de las características más relevantes de estas metodologías es que el alcance del planteamiento pueda ser modificado según las condiciones del entorno.
Igualmente, otros aspectos clave son la retroalimentación y la adaptabilidad, pues a medida que se avanza se revisa de forma permanente si lo desarrollado cumple con los propósitos, o si permite implementar cambios a tiempo, en caso de que se requiera. Estas metodologías se usan generalmente en proyectos del sector privado donde hay mayor flexibilidad con el manejo de los recursos y los resultados.
¡Te dejamos este curso para tu lista de recursos y formación complementaria!
- Curso del Banco Interamericano de Desarrollo “PM4R Agiles”. Aquí el enlace de acceso.
Metodología General Ajustada (MGA) para la formulación de proyectos de inversión pública: Con el objetivo de simplificar, consolidar y unificar los criterios para la formulación y presentación de los proyectos que se financian o cofinancian con recursos públicos, se cuenta con la Metodología General Ajustada (MGA). Ésta se articula en una plataforma informática administrada por el Departamento Nacional de Planeación, a través de la cual, se registra la información para la formulación y evaluación de un proyecto de inversión siguiendo un orden predeterminado.
Ten en cuenta que:
Los proyectos formulados se deben registrar en la plataforma virtual – MGA, para presentarlos ante la respectiva entidad pública.
Recomendamos utilizar la plantilla descargable que facilitamos al final de la explicación para
diligenciar, de forma previa, la información requerida en el formato estipulado.
La MGA se compone de cuatro módulos:
1. Identificación: Busca analizar y comprender situaciones que afectan negativamente a un grupo de individuos o comunidad, así como otras situaciones que representen posibles oportunidades para el desarrollo de un territorio y su población.
2. Preparación. Se desarrollan los estudios que forman parte de la estructuración del proyecto por cada una de las alternativas de solución contempladas, como lo son las especificaciones técnicas de los productos que se generan con el proyecto de inversión, sus costos, el estudio de necesidades, la identificación de productos, los riesgos que puedan tener impactos negativos en la ejecución y los ingresos y beneficios que se pueden derivar del proyecto.
3. Evaluación. Busca determinar cuál alternativa rinde los mejores resultados para el bienestar de la comunidad. Aquí se calculan los indicadores económicos del proyecto y se evalúan criterios de viabilidad, operatividad, impacto, entre otros.
4. Programación. Una vez seleccionada la alternativa de solución, se debe realizar una asociación de las metas en los bienes y servicios a entregar, de los indicadores de productos y gestión, de las fuentes de financiación y de la matriz de resumen que sintetiza algunos de los componentes desarrollados en la identificación y la preparación de la alternativa.
El registro de información de los proyectos en la MGA es un requisito para la gestión de proyectos financiados con recursos públicos provenientes de:
- Presupuesto General de la Nación
- Sistema General de Participaciones
- Sistema General de Regalías
- Obras por impuestos
- Fondos o bolsas de recursos que financian inversión pública
- Recursos propios de las entidades nacionales y territoriales
La MGA permite registrar las respuestas a las preguntas conocidas en inglés como las “7W”.
POR QUÉ (wHY): Por qué se necesita desarrollar un proyecto, cuál es el problema a solucionar.
qUÉ (wHAT): Qué se va a hacer, en qué consiste la solución al problema.
cÓMO (HOW): Cuáles son las actividades del proyecto, cómo se va a llegar a los bienes o servicios ofrecidos.
qUIÉNES (WHO): Qué actores participan, beneficiarios, financiadores, entidades involucradas en el proyecto.
DÓNDE (WHERE): Dónde se presenta la problemática y en qué lugar específico se va a desarrollar la solución.
cUÁNDO (WHEN): Sin especificar los meses porque estos pueden variar, se establece la duración del proyecto en años.
CUÁNTO CUESTA (HOW MUCH): El valor del proyecto para cada vigencia, por cada etapa y con su respectiva fuente de financiación.
Si quieres conocer más sobre la MGA, puedes registrarte en el espacio virtual de formación: “Plataforma exclusiva de capacitación”.
Aquí el enlace de accesoAdemás, puedes ampliar esta información en la sección de ayudas de la MGA donde se dividen los temas por componentes.
Aquí el enlace de accesoCuestionario de fin de módulo
El siguiente cuestionario de fin de módulo cuenta con varios conceptos técnicos que permitirán tener una mejor aproximación al proceso de formulación y preparación del proyecto.
¡Puedes repetirlo las veces que quieras!
Cuestionario fin de módulo
1. Proceso relacionado con el ejercicio metodológico que permite conocer las necesidades de la población, determinar el problema y sus posibles soluciones, conocer los actores involucrados y sus posiciones frente a la situación, el ámbito en el que se desarrolla el problema, entre otros:
2. Proceso técnico de preparación que permite dar cuenta de aspectos de tamaño, localización, costos, tecnología y evaluación, entre otros, que serán propios o particulares de cada iniciativa de inversión que aspira a consolidarse como proyecto.
3. Etapa en la cual se llevan a cabo los estudios de factibilidad que permitan definir si efectivamente una idea o iniciativa se puede convertir en un proyecto financiable, es decir, que pasa a la etapa de inversión, o si se debe reformular o descartar el mismo.
4. Fase en la que debe recopilarse la información de origen secundario que aporte datos útiles para el proyecto, como documentos acerca de proyectos similares, mercados y beneficiarios.
5. Herramienta informática para el registro de proyectos de inversión pública formulados.
6.Evaluación que se realiza para definir si un proyecto pasa de la
etapa de preinversión a la de inversión. Allí se calculan indicadores con base en la información del
presupuesto, los beneficios del periodo de evaluación, y se establece si se asignan los
recursos para su ejecución.
Ex ante implica que es una evaluación previa a la ejecución
7. Se realiza una vez se ha ejecutado el proyecto, es decir, que los recursos de inversión ya fueron asignados e implementados. Esta etapa busca medir el grado de cumplimiento de los indicadores definidos para el proyecto
8. Fase en la que el proyecto se encuentra en su mayor nivel de madurez. Cuenta con todos los estudios, diseños, soportes y está listo para desarrollarse.