2 Módulo Preparación

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Vitrina Pacífica, productos con identidad de la costa pacífica. Buenaventura.

El proceso de preparación de las alternativas de solución requiere contar o desarrollar información específica que permita estructurar el proyecto de la manera más completa posible. Por ello, se desarrollan los estudios que van a soportar la viabilidad de las alternativas de solución seleccionadas: las especificaciones técnicas, el estudio de necesidades, los costos de inversión, los beneficios sociales y de ingresos, los riesgos que en general puedan impactar la ejecución del proyecto, entre otros criterios.

Ten en cuenta que:
En ocasiones la realización de estos estudios supone un costo elevado y tiempos por lo que no siempre serán varias las alternativas a evaluar o preparar, sino que se habrá hecho un ejercicio previo de la selección de alternativa óptima con criterios más sencillos.

Dicho de otra manera, en la preparación se analiza:

¿Qué se va a hacer?
¿Cuándo?
¿Cómo se va hacer?
¿Qué riesgos implica?
¿Cuánto cuesta?
¿Qué recursos humanos necesitamos?
¿Dónde?
¿Qué beneficios se van a generar?
¿Qué productos se van a entregar?

Ten en cuenta que:
1. Dependiendo de la convocatoria, si es internacional o nacional, y de la naturaleza del proyecto, se realizan todos los estudios que se mencionan en adelante o solo algunos en particular requeridos por la institución.

2. En caso de que el proyecto sea presentado a una Alcaldía, una Gobernación o una entidad del orden nacional, como un Ministerio o un departamento administrativo, se debe cumplir con requisitos y estándares técnicos en función del sector de inversión relacionado con el proyecto.

Entre los estudios que se pueden necesitar durante la preparación de un proyecto están:

  • Necesidades o de mercado
  • Técnico
  • Legal
  • Localización
  • Ambiental
  • Comunitario
  • Riesgos
  • Beneficios
  • Costos o cadena de valor

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

La elaboración de la EDT es una de las tareas más importantes en la formulación y gerencia de proyectos. Sea cual sea la metodología de formulación de proyectos que se siga, todas contienen la estructura de descomposición de trabajo como una herramienta central.

¿Qué es la EDT?

Es una herramienta que suele ser representada de forma visual y consiste en la descomposición jerárquica del trabajo para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Sin embargo, no es funcional cuando se transforma en una lista de cientos de actividades. Por lo tanto, para que resulte útil, la EDT tiene que ser un documento fácil de modificar y enfocado en resultados.

Existen varias representaciones gráficas del esfuerzo, pero lo importante es saber qué se debe conseguir para cumplir con el objetivo del proyecto, y así seguir una secuencia lógica del proceso para alcanzar dicho propósito.

Se destaca que no es un ejercicio o trabajo de una sola persona. Para poder lograr una EDT efectiva, se debe contar con la participación del equipo del proyecto y de otras personas interesadas para que puedan identificar los componentes de esta herramienta, según el tipo de trabajo que cada cual realiza.

Los siguientes elementos hacen parte de la estructura que facilita el orden de los diferentes niveles de la EDT:

  1. Componentes. Productos agrupados de acuerdo con su naturaleza, que corresponden a los objetivos específicos en el árbol de objetivos.
  2. Productos. Resultado agregado de los entregables del proyecto.
  3. Entregables. Entregables independientes del proyecto.
  4. Paquetes de trabajo. Grupos de actividades o tareas que se realizan para lograr los entregables del proyecto. Es el nivel más bajo de la EDT.

Propósito e importancia.

  • Ayuda a establecer la correlación del resultado de la actividad con la meta final del proyecto.
  • Identifica el 100% del trabajo requerido para llevar a cabo el proyecto.
  • Apoya el proceso de verificación del alcance.
  • Ayuda a organizar el trabajo y, por tanto, a ser más realistas con el tiempo y el costo, lo cual apoya a la creación del cronograma.

Codificación.

A cada entrada, producto, paquete o entregable, se le asigna un código que ayuda a obtener un fácil mapeo y a reflejar la composición jerárquica del proyecto. Esta se puede implementar de la siguiente manera:

  • Numérica: 1; 1.1.;1.2.; 1.3. 2.; 2.1.; 2.2.; 2.3; etc.
  • Alfanumérica: A; A1.; A.1.1. B.; B1.; B1.1.; B.1.2; etc.

En el contexto de la EDT, un entregable es el resultado del esfuerzo, no el esfuerzo en sí mismo. Por ello, no se deben utilizar verbos en la EDT. No es la acción por realizar, si no el resultado de la misma.

De acuerdo con lo anterior, lo que debería figurar en la EDT es:

  • Regla 100 %

    • Que la EDT incluya la totalidad del trabajo definido en el alcance del proyecto permite realizar las siguientes opciones:

    • Identificar y estructurar entregables y trabajo relacionado.
    • Desglosar de los elementos superiores hacia aquellos productos o resultados previos que ayudan a conseguir el elemento superior.
    • Organizar y facilitar el seguimiento de cada producto o paquete de trabajo gracias a la asignación de códigos en cada elemento entregable.
    • Verificar que no se ha formulado actividades que sobrepasen el objetivo y que no hagan parte del alcance del proyecto.

Proyecto cocina tradicional y comunitaria en Villa Paz

Te compartimos este recurso del BID que explica en 7 minutos cómo estructurar la EDT.

Aquí el enlace de acceso: PM4R Global instruccional - EDT


Ten en cuenta que: el cronograma y la EDT no son lo mismo. ¿Por qué?

Estructura desglosada del trabajo (EDT): incluye información sobre el alcance del trabajo.
Cronograma: tiene la estimación de la duración y la secuencia de las actividades del proyecto.

Te compartimos una plantilla descargable que te ayude a seguir los pasos:

EDT Plantilla Descargable

Presupuesto

¿Qué es el presupuesto del proyecto?

El presupuesto es el costo total proyectado para completar un proyecto durante un período específico. En definitiva, es la estimación detallada de todas las actividades, recursos humanos, alquileres de equipamiento, transporte, entre otros; necesarios para poder llevar a cabo el proyecto.

¿Por qué es imprescindible elaborar un presupuesto?

  • Dimensionar. Permite saber cuánto dinero se necesita para llevar a cabo las actividades.
  • Reconsiderar. Obliga a pensar rigurosamente en las consecuencias de la planificación de actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso presupuestario exige el replanteamiento de planes de acción.
  • Priorizar. Se puede vislumbrar cuánto debería haberse gastado y recibido, así como suscita preguntas fundadas sobre discrepancias que puedan existir en la priorización de actividades sobre otras.
  • Rendir cuentas. Es una buena base para asegurar la transparencia y un requisito para cualquier convocatoria de financiación. Los donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que se solicita es razonable y está bien planificado.

¿Qué tipo de costos se deben identificar en el presupuesto?

  • Operacionales. Son los costos directos que resultan de la realización del trabajo. Por ejemplo: el alquiler de instalaciones para celebración de actos, la impresión de una publicación, los viajes en donde se van a llevar a cabo los trabajos de campo, materiales, equipamiento y servicios.
  • Personal. Aquí se incluyen salarios y cualquier otro subsidio como la asistencia médica o el pago de los fondos de pensiones.
  • De inversión. Pueden ser vehículos o equipamiento como computadores y fotocopiadoras. Posiblemente no todos los proyectos los necesiten, pero es muy importante determinar el caso para tu proyecto.

¿Qué nivel de detalle es necesario incluir en el presupuesto?

Esta pregunta no es fácil de contestar. Por un lado, entre menos detalle se ofrezca al respecto, más flexible se es; y por otro, el hecho de dejar el presupuesto demasiado abierto lo convierte en una herramienta de administración menos útil, confiable y con menos posibilidad de ganar convocatorias. Esto no quiere decir que cada opinión o detalle deba incluirse en los artículos de referencia del presupuesto. Pero, sí es necesario detallar las actividades, productos, formaciones, y todas las implicaciones que el proyecto derive.

Uno de los modos de tratar este asunto consiste en disponer de diferentes versiones del presupuesto: una para los donantes, otra para la gerencia interna del proyecto. La versión del donante será más flexible y la versión administrativa del proyecto si será con detalle para tener todo claro. En general, la versión del donante debería seguir las directrices que la agencia proporciona. En caso de que esta agencia no disponga de directrices escritas, se debe hablar con el agente del proyecto o el administrativo que se encarga de los asuntos relacionados y solicitar recomendaciones sobre cómo preparar un presupuesto.

¿Cómo se decide qué categorías y artículos de referencia se deben utilizar en el presupuesto de gastos?

  • Si es la primera vez que se elabora un presupuesto, se debe iniciar con una enumeración de todos los artículos que van a suponer un gasto para la organización o proyecto. Así, más tarde, se organizarán los mismos con base en las categorías y artículos que tendrán sentido para la organización o proyecto, de modo que se pueda disponer de un método sencillo para enumerar los artículos de referencia.
  • Una vez que se tenga la enumeración, se deben agrupar los elementos en categorías según el énfasis que se ponga en ellas durante las prácticas administrativas. Por ejemplo, si se piensa que es importante seguir el coste de formación, entonces “Formaciones” constituirá una categoría.
  • Artículos como material de papelería, gastos de imprenta, comida, alojamiento, transporte u honorarios de formadores conforman artículos de referencia dentro de esa categoría.
  • Pensar un centro de costos. Esta agrupación de actividades, que constituye una unidad financiera coherente, permite evaluar económicamente cada proyecto, departamento o unidad por categorías lógicas. Si se opta por un enfoque de centro de costos, estos determinarán las principales categorías dentro de las cuales se incluyen los artículos de referencia.
  • Si se sigue esta ruta de trabajo, por ejemplo, “logística” sería un centro de costos, al igual que “formación”, “publicaciones” o “centro de recursos”.
  • Cuando no es posible averiguar cuánto cuesta una categoría de gastos, se pueden desglosar todos los posibles gastos que tenga el proyecto, su costo unitario y su costo total. Más tarde, se organizarán los mismos por categorías (tipos de costos o centro de costos).

Proyecto cocina tradicional y comunitaria en Villa Paz

A continuación, se presenta un ejemplo relacionado con el proyecto de Villa Paz que incluye la cadena de valor, el presupuesto de inversión, de operación y un preámbulo sobre los indicadores económicos que veremos con más detalle en el siguiente módulo de evaluación.

Plantilla descargable del ejemplo transversal del presupuesto completo del Proyecto caso de Villa Paz

Te dejamos una plantilla para realizar un presupuesto de forma sencilla y al punto. ¡Esperamos que sea de utilidad! Aquí el enlace.

Cronograma

Un cronograma es una herramienta gráfica que presenta el detalle de las actividades que se deben desarrollar en los tiempos establecidos. Para ello, se debe entender cómo se desarrolla la secuencialidad entre los procedimientos y actividades.

  • Definición de actividades. Consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto​.
  • Detalle en el inicio y fin de cada fase o actividad del proyecto. Es importante que se cumpla con los tiempos establecidos y, estos, ya deben incluir la consideración de todos los imprevistos que se pudieran presentar.
  • Secuencia de actividades. Consiste en identificar y documentar las relaciones lógicas entre las actividades del proyecto.​ Es decir, ¿qué se necesita para completar o desarrollar la siguiente actividad?, y en el caso de las que no son dependientes, ¿qué se puede adelantar? Es importante identificar la relación con la EDT.
  • Estimación de duración de la actividad. Resulta clave estimar de forma realista los tiempos, teniendo en cuanta la posibilidad de algún riesgo que pueda ocurrir en el desarrollo de las actividades más importantes y tener estrategias listas para solventarlos.

Hay varias herramientas que se pueden utilizar para su visualización. La más conocida y utilizada es el Diagrama de Gantt.

Diagrama de Gantt. Describe por medio de barras horizontales todas las actividades que deben desarrollarse a lo largo de la implementación de un proyecto y los tiempos requeridos en cada etapa. Resulta muy útil y amigable ya que permite visualizar de forma rápida la fecha de inicio y término de cada actividad.

Diagrama de PERT. Su acrónimo significa "técnica de revisión y evaluación de programas". Representa de forma gráfica por medio de una red de líneas las actividades programadas siguiendo un orden de dependencia y de causalidad que permite alcanzar el logro de los objetivos. Resulta muy útil para entender de forma visual las relaciones de causalidad y dependencia entre las diferentes actividades y procesos.

¡Te dejamos un ejemplo de cómo estructurar tus actividades y cronograma!

Plantilla descargable de cronograma

Para afianzar los conocimientos, te animamos a realizar esta sopa de letras con los conceptos clave como ejercicio de fin de módulo. ¡Seguimos!

Módulo 3: evaluación